Heb je een BV, dan is het opstellen en deponeren van de jaarrekening een wettelijke plicht met harde deadlines. Dit is het tijdpad voor boekjaar 2025 en waar het in de praktijk misgaat.
De deadlines
Opmaken: binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar, dus vóór 1 juni 2026. De aandeelhouders kunnen dit met maximaal vijf maanden verlengen.
Vaststellen: door de algemene vergadering, binnen twee maanden na het opmaken.
Deponeren bij de KvK: binnen acht dagen na vaststelling, en uiterlijk 31 december 2026.
Bijzondere regel: zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, dan geldt ondertekening van de jaarrekening al als vaststelling. Deponeren moet dan al vóór 8 december.
Wat er gebeurt als je te laat bent
Te laat deponeren is een economisch delict en kan een boete opleveren. Belangrijker: bij een faillissement geldt te late deponering als onbehoorlijk bestuur, waardoor bestuurders privé aansprakelijk kunnen worden. Dit is geen formaliteit.
Welke stukken je deponeert
De meeste BV's vallen onder de categorie micro of klein en deponeren een beperkte balans met toelichting. Een accountantscontrole is pas verplicht vanaf de categorie middelgroot. Digitaal deponeren via SBR is voor kleine rechtspersonen verplicht; dat regelt je boekhouder.
De valkuilen
Rekening-courant met de DGA die te hoog oploopt: boven 500.000 euro wordt het overschot als dividend belast.
Gebruikelijk loon dat niet is verwerkt of te laag is vastgesteld.
Voorzieningen en afschrijvingen die niet aansluiten op de fiscale aangifte.
De vaststelling door de aandeelhouders vergeten vast te leggen in een besluit.
Bij ons is de jaarrekening onderdeel van het vaste maandbedrag voor BV's, en we plannen de vaststelling en deponering samen met je in. Zo hoef je nooit in december te haasten.
