Bij Finoptis zetten we voortdurend stappen om administratieve processen slimmer, sneller en overzichtelijker te maken voor onze klanten. Onlangs hebben wij bij twee van onze klanten met succes een geautomatiseerd goedkeurings- en betaalproces in Exact Online ingericht. Deze oplossing brengt niet alleen meer structuur in de workflow, maar levert ook tijdwinst en duidelijkheid op voor alle betrokkenen.
Hoe werkt nieuwe proces?
De automatisatie in Exact Online is opgezet in drie duidelijke stappen:
1. Verwerking van de facturen door de administratief medewerker
De administratief medewerker boekt inkomende facturen in Exact Online zoals gebruikelijk. Daarbij wordt iedere factuur gekoppeld aan de juiste leverancier, kostensoort en projectcode (indien van toepassing). Zodra de factuur geboekt is, wordt deze automatisch doorgestuurd naar de volgende stap in het proces.
2. Goedkeuring door directie of leidinggevende
In plaats van losse mails of onoverzichtelijke Excel-bestanden met goed te keuren facturen, ontvangt de directie of leidinggevende de facturen nu op één centrale plek: via de Exact Online app of het webportaal. Dit zorgt voor:
• Een duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden
• Een overzichtelijke werkvoorraad in een gebruiksvriendelijke interface
• Snellere besluitvorming, ook onderweg via de mobiele app
De goedkeuringsstatus wordt automatisch vastgelegd in het systeem, zodat er geen verwarring meer ontstaat over wie welke factuur heeft beoordeeld.
3. Betalingsvoorstel en verwerking via SEPA-bestand
Na goedkeuring stelt de administratief medewerker een betalingsvoorstel op. Dit gebeurt via een SEPA-batchbestand, dat eenvoudig kan worden ingelezen in de bankomgeving. Tegelijkertijd wordt een overzicht in Excel gegenereerd met een specificatie van de te betalen facturen. Zo behoudt de directie of financiële afdeling volledig inzicht in de betalingen die worden uitgevoerd.
De voordelen op een rij
Deze automatisering biedt meerdere concrete voordelen:
• Tijdwinst: Geen handmatige goedkeuring per e-mail of losse lijstjes meer.
• Overzicht: Facturen zijn overzichtelijk beschikbaar op één plek, zowel op desktop als mobiel.
• Beveiliging: Er is een duidelijke scheiding tussen wie factureert, wie goedkeurt en wie betaalt.
• Betrouwbaarheid: Minder kans op fouten door handmatige verwerking.
• Controle: De directie heeft altijd de laatste stand van zaken bij de hand.
Klaar voor de volgende stap?
Wil je ook meer grip op je administratieve processen en profiteren van slimme automatisering in Exact Online? Wij helpen je graag verder met een oplossing die past bij jouw organisatie. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.
Boek een gratis adviesgesprek en ontdek hoe jouw administratie sneller en slimmer kan!
