Waar moet een administratie aan voldoen?

Ben je recentelijk gestart met je eigen bedrijf? Dan is dat in de eerste plaats natuurlijk een prachtig wapenfeit. Het is om meerdere redenen namelijk leuk om voor jezelf te beginnen. In de eerste plaats heb je dan de mogelijkheid om voor een deel je eigen tijden in te delen. Tegelijkertijd ben je ook meer gemotiveerd als je echt voor jezelf werkt. Uiteraard komen er ook bepaalde verplichtingen kijken bij een eigen onderneming. Je moet bijvoorbeeld een deugdelijke administratie voeren.

Dit is in de eerste plaats voordelig voor jou als eigenaar van het bedrijf. Met een deugdelijke administratie heb je namelijk beter inzicht in de cijfers en op basis daarvan kun je rationele besluiten nemen. Tegelijkertijd moet je een deugdelijke administratie voeren, zodat de Belastingdienst dit kan controleren. Maar als starter weet je misschien niet precies waar een administratie aan moet voldoen. In dit artikel gaan wij daar om die reden wat dieper op in.

Administratie verplicht: Facturen opstellen

Na de inschrijving van je bedrijf bij de KVK krijg je meestal ook gelijk een btw-nummer van de Belastingdienst. In de regel ben je in Nederland als ondernemer namelijk btw-plichtig, tenzij je vrijgestelde producten of diensten levert. Wanneer je btw-plichtig bent, dan heb je ook de verplichting om een factuur te versturen naar klanten die ook een eigen bedrijf hebben. Je moet niet alleen een factuur opstellen en versturen, maar deze factuur moet ook aan allerlei verschillende eisen voldoen. Op de website van de Belastingdienst vind jij een overzicht van de verschillende eisen. Doe je zaken met particulieren? In de regel hoef je dan geen factuur te sturen, maar toch kan het erg handig zijn. Je facturen moeten namelijk opeenvolgende nummers hebben, zodat een inspecteur bij een eventuele controle goed inzicht krijgt. Met een logische nummering zal een inspecteur dan ook sneller tevreden zijn. We raden je dus aan om particulieren ook een factuur te sturen.

De facturen moet je niet alleen naar de klanten sturen, maar je bent tegelijkertijd ook verplicht om alle facturen te bewaren. Dit is namelijk het fundament van je administratie. Op basis van de facturen doe je btw-aangifte en de aangifte van de inkomstenbelasting. Je moet dus ook overzichten van de facturen bijhouden. Voor de inspecteur moet je administratie namelijk gemakkelijk te controleren zijn. Dit brengt ons ook gelijk het bij volgende punt van de administratie.

Administratie belangrijk: Gemakkelijk te controleren

In de wet wordt niet precies aangegeven hoe je de administratie moet opzetten, maar er zijn wel bepaalde algemene eisen waar de administratie aan moet voldoen. In de wet wordt namelijk aangegeven dat de administratie gemakkelijk te controleren moet zijn. Daarom is het ook belangrijk om allemaal overzichten bij te houden. Wanneer je bijvoorbeeld een winkel hebt en je houdt geen overzichten bij, dan is het voor de inspecteur bijna onmogelijk om de administratie goed te controleren. De inspecteur kan jouw administratie dan ‘ondeugdelijk verklaren’.

Dit heeft doorgaans verstrekkende gevolgen. In de eerste plaats kun je dan te maken krijgen met vervelende boetes. Daarnaast gaat de inspecteur dan jouw winst inschatten. Dit valt vrijwel altijd hoger uit dan je daadwerkelijke winst, dus de kans is groot dat je extra belasting moet betalen. De inspecteur heeft bovendien de mogelijkheid om 7 jaar terug te kijken in je administratie. Is er in die jaren ook geen deugdelijke administratie gevoerd? Dan kan de inspecteur er ook voor kiezen om al die jaren ondeugdelijk te verklaren. Je begrijpt ongetwijfeld wel dat dit verstrekkende financiële gevolgen kan hebben.

Het is overigens niet zo dat je bij een klein gebrek binnen de administratie gelijk in de problemen zit. Een inspecteur kan een administratie pas ondeugdelijk verklaren wanneer er meerdere gebreken zijn.

Alles bewaren

In principe geeft de Belastingdienst aan dat je alle basisgegevens moet bewaren voor de administratie. Het gaat dan om de loonadministratie, voorraadadministratie, grootboek, in- en verkoopadministratie en de debiteuren- en crediteurenadministratie. Alle documenten die daarbij horen ben je verplicht om te bewaren. Dit geldt uiteraard wel alleen voor zaken die van toepassing zijn. Als je een zelfstandige zonder personeel bent, dan hoef je uiteraard geen loonadministratie bij te houden. Wanneer je diensten verleent en geen producten verkoopt, dan hoef je uiteraard geen voorraadadministratie bij te houden. We begrijpen overigens goed dat dit best vaag is en je niet precies wat je nu moet bewaren.

Om het gemakkelijk te maken, raden wij je aan om gewoon alles te bewaren wat relevant is voor je onderneming. Denk daarbij aan de urenadministratie, e-mails en ga zo maar door. Wanneer alle administratie goed wordt bewaard, dan heb je ook een betere bewijsvoering bij een eventueel conflict met een inspecteur. Het punt is namelijk dat zij de bewijslast kunnen omkeren. Ze maken bijvoorbeeld een aanname op basis van een constatering in de administratie en vervolgens moet jij bewijzen dat de aanname niet klopt. Hoe meer gegevens je hebt, hoe gemakkelijker dit is.

Een balans

Je bent ook verplicht om een balans op te stellen. Dit is een overzicht van de bezittingen en schulden van je bedrijf. Bij elke financiële verandering (boeking) in je administratie, gaat de balans veranderen. Het is om meerdere redenen belangrijk om een balans bij te houden. In de eerste plaats geeft je dit een goed actueel overzicht van je financiën. Tegelijkertijd moet je de cijfers van de eindbalans aangeven in de jaarlijkse belastingaangifte. Veel bedrijven vergeten om een balans goed bij te houden en daardoor komen ze vaak in de problemen bij het doen van de jaarlijkse inkomstenaangifte. Weet je niet hoe je een balans moet opstellen? Dan kun je in principe twee dingen doen. In de eerste plaats kun je ervoor kiezen om een boekhoudprogramma te gebruiken. Deze stelt de balans namelijk automatisch op. Daarnaast kun je er ook voor kiezen om dit uit te besteden aan een boekhouder.

Winst- en verliesrekening

Naast de balans ben je ook verplicht om bij de jaarlijkse belastingaangifte een winst- en verliesrekening aan te leveren. In dit overzicht vind je de opbrengsten en uitgaven van de onderneming. Op basis daarvan wordt de winst vastgesteld en over dat bedrag moet je uiteindelijk inkomstenbelasting betalen. Uiteraard moet deze rekening in connectie staan met de balans.

.

Jaarrekening

De jaarrekening bestaat uit de winst- en verliesrekening en balans in combinatie met een toelichting op beide. Verschillende ondernemingsvormen zijn verplicht om jaarlijks een jaarrekening te deponeren bij de KVK. Dit geldt bijvoorbeeld voor een bv en een nv. De jaarrekening moet ook aan verschillende eisen voldoen en daarom kun je deze beter laten opstellen door een boekhouder. Hele grote ondernemingen zijn overigens verplicht om de jaarrekening te laten controleren door een accountant. Dit heeft met de omvang van de onderneming te maken, maar ook met de jaarlijkse winst.

Conclusie

In deze tekst zijn we dieper ingegaan op het belang van een goede administratie. We hebben ook besproken waar deze aan moet voldoen om deugdelijk te zijn. Hopelijk heb je als startende ondernemer iets aan dit artikel gehad.

Finoptis is altijd op de hoogte van de actuele fiscale regelgeving. Voor een vaste tarief per belastingaangifte kan je gebruik maken van onze dienstverlening.

Wil je meer informatie over het uitbesteden van je belastingaangifte? Neem gerust contact met ons op doormiddel van het contactformulier of bel naar 085 130 18 40